Elektronska pisarnica - Elpis

Elektronska pisarnica Smart Elpis omogućava Vašoj organizaciji digitalizaciju poslovanja i automatizovanje zahtevnih zadataka i procesa koji se odnose na dokumentaciju. Putem našeg rešenja, na jednostavan način obuhvatićete svu dokumentaciju koja se prima u pisarnicu i arhivu i automatski će se dalje vršiti raspodela i interna dostava u okviru organizacije.

INDUSTRIJE

Elektronska pisarnica – Elpis PREDNOSTI grafik mobilni

Glavna prednost ovog aplikativnog rešenja je što optimizujete operacije i uvodite novi nivo efikasnosti i bezbednosti u vaše poslovanje pretvaranjem dokumenata u zapise. Uz to jednostavna je za korišćenje i u skladu je sa zakonskom regulativnom.

Povećajte efikasnost

• Digitalizacijom dokumenata smanjujete mogućnost greške pri razvrstavanju dokumenata
• Smanjujete rizik gubitka dokumenata na minimum
• Smanjujete troškove kopiranja i štampanja
• Skraćujete vreme prijema i obrade predmeta
• Pretrage su ubrzane i pojednostavljene
• Upravljate zaštitom Vaših poverljivih podataka
Intuitivni i jednostavni rad

Svaki dokument koji ulazi ili izlazi iz organizacije zavodi se pod određenim delovodnim brojem, skenira se i u svom elektronskom obliku zavodi u bazu podataka. Na taj način je formirana centralna baza dokumentacije i informacija i svi elektronski dokumenti su dostupni u bilo kom vremenskom periodu, bez obzira na njegovu fizičku lokaciju.
Automatizovana interna raspodela dokumentacije i obaveštenja interesnim grupama

Interna raspodela dokumentacije se definiše prilikom zavođenja i može biti po organizacionim grupama ili pojedinačnim licima. Notifikacije se ciljnim grupama automatski isporučuju putem email-a i detalji predmeta su odmah dostupni. Ostvaruje se potpuna kontrola nad dokumentima, pravovremeno informisanje i brzo reagovanje i rešavanje predmeta.
Brza i bezbedna pretraga

Upotrebom ponuđenih opcija pretrage, ostvaruje se znatna ušteda u vremenu potrebnom za obradu i pronalaženje odgovarajućeg dokumenta, uz dodeljene autorizacije zaposlenih. Dokumenti su zaštićeni i uvek čitljivi. Minimizovan je i rizik gubljenja ili uništavanja dokumenta usled loših uslova čuvanje.

Polise bezbednosti se primenjuju za pojedinačne korisnike i definisane grupe. Tako se obezbeđuje apsolutna bezbednost kada je u pitanju neovlašćeni pristup podacima i informacijama.
Moduli i sekcije rešenja

Modul za zaposlene

Modul za zaposlene obuhvata prijem predmeta, pretragu dokumenata po različitim kriterijumima, pregled predmeta i preuzimanje priloženih dokumenata, sve klasifikovano kroz sekcije Moja pošta, Pretraga i Detalji predmeta. *U zavisnosti od dodeljene uloge razlikuju se prava pregleda predmeta.

Pisarnica

Ovaj modul je usmeren na Pisare koji zavode predmete u delovodniku, vrše pretrage, izmene i pregled predmeta i kreiraju i preuzimaju evidencije. Uz Delovodnik, sadrži i druge važne evidencije dokumentacije – Internu dostavnu knjigu, Dostavnu knjigu pošte i Popis akata. Evidencije se mogu generisati prema različitim kriterijumima i dalje generisati u pdf formatu.

Delovodnik
• Dodavanje novog osnovnog broja
• Pretraga predmeta po više kriterijuma
• Pristup detaljima predmeta
• Dodavanje podbroja u okviru određenog osnovnog broja
• Kretanje između podbrojeva određenog osnovnog broja
• Mogućnost izmene pojedinih podataka
• Dodavanje, izmena i brisanje priloženih dokumenata
• Spajanje predmeta

Interna dostavna knjiga

Dostavna knjiga pošte
• Prijemna knjiga pošte (preporuke)
• Inostrana knjiga pošte
• Obična pisma
• Zbirna knjiga pošte
• Dostavna knjiga za mesto

Popis akata
• Popis akata
• Omot spisa
• Spisak dokumenata

Podešavanje aplikacije
Modul za administratore omogućava dodavanje zaposlenih, kreiranje različitih šifarnika, definisanje organizacionih jedinica, definisanje dostave i vršenje preseka delovodnika.
Arhiviranje dokumenata

ELPIS omogućava kreiranje Arhivske knjige u formi tabele i izvoz prepisa Arhivske knjige za potrebe štampe i dostave nadležnom Arhivu.
Arhivska građa koja se vodi na ovaj način je efikasno pohranjena, zaštićenja i dostuplna u svakom trenutnku.
Zanimljive statistike

Na temu rada sa dokumentima i produktivnosti zaposlenih je rađeno dosta istraživanja. Jedno od takvih je i Cooper’s and Lybrand istraživanje, prema kojem:

• 90% dokumenta u organizaciji prolazi kroz više ruku nego što je potrebno
• 19 puta, u proseku, se dokument kopira u svom životnom ciklusu
• obim dokumentacije se svake godine povećava za 22%
• 7,5% svih dokumenata se izgubi
• 3% dokumenata se pogrešno zavede
• do 50% vremena, zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom, se potroši na pronalaženje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija
• papirni dokumenti vremenom blede i zahtevaju dodatni skladišni prostor

U potpunosti otklonite ili minimizujte ove probleme rada sa dokumentacijom, uz rešenje Smart Elpis i podignite Vašu efikasnost, produktivnost i bezbednost na potpuno novi nivo.