Elektronska pisarnica - Elpis

Elektronska pisarnica Smart Elpis omogućava Vašoj organizaciji digitalizaciju poslovanja i automatizovanje zahtevnih zadataka i procesa koji se odnose na dokumentaciju. Putem našeg rešenja, na jednostavan način obuhvatićete svu dokumentaciju koja se prima u pisarnicu i arhivu i automatski će se dalje vršiti raspodela i interna dostava u okviru organizacije.



Glavna prednost ovog aplikativnog rešenja je što optimizujete operacije i uvodite novi nivo efikasnosti i bezbednosti u vaše poslovanje pretvaranjem dokumenata u zapise. Uz to jednostavna je za korišćenje i u skladu je sa zakonskom regulativnom.

  • Povećajte efikasnost

    • Digitalizacijom dokumenata smanjujete mogućnost greške pri razvrstavanju dokumenata
    • Smanjujete rizik gubitka dokumenata na minimum
    • Smanjujete troškove kopiranja i štampanja
    • Skraćujete vreme prijema i obrade predmeta
    • Pretrage su ubrzane i pojednostavljene
    • Upravljate zaštitom Vaših poverljivih podataka

  • Intuitivni i jednostavni rad

    Svaki dokument koji ulazi ili izlazi iz organizacije zavodi se pod određenim delovodnim brojem, skenira se i u svom elektronskom obliku zavodi u bazu podataka. Na taj način je formirana centralna baza dokumentacije i informacija i svi elektronski dokumenti su dostupni u bilo kom vremenskom periodu, bez obzira na njegovu fizičku lokaciju.

  • Automatizovana interna raspodela dokumentacije i obaveštenja interesnim grupama

    Interna raspodela dokumentacije se definiše prilikom zavođenja i može biti po organizacionim grupama ili pojedinačnim licima. Notifikacije se ciljnim grupama automatski isporučuju putem email-a i detalji predmeta su odmah dostupni. Ostvaruje se potpuna kontrola nad dokumentima, pravovremeno informisanje i brzo reagovanje i rešavanje predmeta.

  • Brza i bezbedna pretraga

    Upotrebom ponuđenih opcija pretrage, ostvaruje se znatna ušteda u vremenu potrebnom za obradu i pronalaženje odgovarajućeg dokumenta, uz dodeljene autorizacije zaposlenih. Dokumenti su zaštićeni i uvek čitljivi. Minimizovan je i rizik gubljenja ili uništavanja dokumenta usled loših uslova čuvanje.

    Polise bezbednosti se primenjuju za pojedinačne korisnike i definisane grupe. Tako se obezbeđuje apsolutna bezbednost kada je u pitanju neovlašćeni pristup podacima i informacijama.

  • Moduli i sekcije rešenja

    Modul za zaposlene

    Modul za zaposlene obuhvata prijem predmeta, pretragu dokumenata po različitim kriterijumima, pregled predmeta i preuzimanje priloženih dokumenata, sve klasifikovano kroz sekcije Moja pošta, Pretraga i Detalji predmeta. *U zavisnosti od dodeljene uloge razlikuju se prava pregleda predmeta.

    Pisarnica

    Ovaj modul je usmeren na Pisare koji zavode predmete u delovodniku, vrše pretrage, izmene i pregled predmeta i kreiraju i preuzimaju evidencije. Uz Delovodnik, sadrži i druge važne evidencije dokumentacije – Internu dostavnu knjigu, Dostavnu knjigu pošte i Popis akata. Evidencije se mogu generisati prema različitim kriterijumima i dalje generisati u pdf formatu.

    Delovodnik
    • Dodavanje novog osnovnog broja
    • Pretraga predmeta po više kriterijuma
    • Pristup detaljima predmeta
    • Dodavanje podbroja u okviru određenog osnovnog broja
    • Kretanje između podbrojeva određenog osnovnog broja
    • Mogućnost izmene pojedinih podataka
    • Dodavanje, izmena i brisanje priloženih dokumenata
    • Spajanje predmeta

    Interna dostavna knjiga

    Dostavna knjiga pošte
    • Prijemna knjiga pošte (preporuke)
    • Inostrana knjiga pošte
    • Obična pisma
    • Zbirna knjiga pošte
    • Dostavna knjiga za mesto

    Popis akata
    • Popis akata
    • Omot spisa
    • Spisak dokumenata

    Podešavanje aplikacije
    Modul za administratore omogućava dodavanje zaposlenih, kreiranje različitih šifarnika, definisanje organizacionih jedinica, definisanje dostave i vršenje preseka delovodnika.

  • Zanimljive statistike

    Na temu rada sa dokumentima i produktivnosti zaposlenih je rađeno dosta istraživanja. Jedno od takvih je i Cooper’s and Lybrand istraživanje, prema kojem:

    • 90% dokumenta u organizaciji prolazi kroz više ruku nego što je potrebno
    • 19 puta, u proseku, se dokument kopira u svom životnom ciklusu
    • obim dokumentacije se svake godine povećava za 22%
    • 7,5% svih dokumenata se izgubi
    • 3% dokumenata se pogrešno zavede
    • do 50% vremena, zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom, se potroši na pronalaženje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija
    • papirni dokumenti vremenom blede i zahtevaju dodatni skladišni prostor

    U potpunosti otklonite ili minimizujte ove probleme rada sa dokumentacijom, uz rešenje Smart Elpis i podignite Vašu efikasnost, produktivnost i bezbednost na potpuno novi nivo.

REFERENCE

KONTAKT